Gestión de solicitudes de y para dueños.
Direccionamiento de las solicitudes desde operaciones a dueños y viceversa.
Last Update: Mayo 2025
Revised by: Daniel Torres
Objetivo
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Seguimiento y gestión a las solicitudes específicas de los propietarios de las unidades que avanza Owner Ralations, garantizando una atención oportuna y adecuada a sus requerimientos. Whatsapp, Breezeway, Workyard, Google Chat.
Responsabilidades de líder del proceso
Recepción y priorización de solicitudes
- Supervisar la recepción de solicitudes específicas enviadas por propietarios a través de canales como WhatsApp, Breezeway y Google Chat, clasificándolas según su urgencia, impacto operativo y nivel de complejidad.
- Esta solicitudes pueden ser de doble vía, desde y hacia owners, en su mayoría autorizaciones de copra de servicio y productos.
Coordinación con el equipo de campo
- Movilizar de manera eficiente al personal operativo (mantenimiento, limpieza, inspecciones, etc.) para atender cada solicitud, garantizando una respuesta rápida, profesional y alineada con los estándares de calidad de la compañía.
Asignación y seguimiento de tareas
- Asignar las tareas al personal correspondiente a través de herramientas digitales (Breezeway, Workyard), monitoreando su avance en tiempo real y asegurando la resolución dentro de los plazos comprometidos.
Comunicación activa con Owner Relations
- Mantener una comunicación constante con el equipo de Owner Relations para informar el estado de cada solicitud, posibles retrasos y resultados finales, promoviendo la transparencia con los propietarios, a través de las herramientas de comunicación oficiales de la compañía.
Gestión de recursos y escalamiento
- Detectar limitaciones operativas o técnicas en la atención de requerimientos y escalar los casos que lo ameriten a las áreas correspondientes, proponiendo soluciones inmediatas cuando sea posible.
Control de calidad y cierre de solicitudes
- Verificar que cada solicitud haya sido resuelta de forma satisfactoria antes de marcarla como cerrada, documentando evidencias y asegurando que se cumplan las expectativas del propietario.
Capacitación y alineación operativa
Asegurar que el personal operativo comprenda el nivel de servicio esperado, brindando retroalimentación constante y alineando al equipo con los valores y protocolos de atención al propietario.