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Procedimiento general de Onboarding

Procedimiento de onboarding de unidades nuevas enfocado en el roll de operaciones para la completitud del proceso.

Last Update: Mayo 2025
Revised by: Julian Castillo, Daniel Torres

Objetive

  • Establecer la ruta de ejecución y tiempos de tareas necesarias para habilitar una propiedad.

Estas acciones están orientadas al roll que mantenimiento y limpiezas y en general operaciones tiene dentro del procedimiento de Onboarding de nuevas propiedades, buscando que cada departamento involucrado plantee estrategias para mejorar y cumplir con las expectativas que generamos durante la venta del servicio. 

Workflow Map

Esta mapa de procedimiento esta hecho de manera general y puedes estar sujeto a modificaciones sin previo aviso.

En color azul, la parte del proceso que implica acciones en operaciones (Campo / Back Office)

Procedure Line

Una vez owner realtions nos confirme la manera de acceder a la unidad y podamos entrar (entender entrar como diferente a operar) desde ese momento inicia el tiempo en el que operaciones tiene la responsabilidad e avanzar el procedo de boarding, iniciando con:

INSPECCION INICIAL 
(Ejecución en no mas de 48 horas desde recibido confirmación de acceso.)

En esta etapa el líder del proceso debe programar al personal de campo disponible, de preferencia el Field Host, para realizar de manera prioritaria la primera inspección en donde como objetivo principal esta documentar el estado inicial de la propiedad, ayudando a establecer cuales elementos correspondientes al equipamiento básico, información del funcionamiento de la propiedad como instrucciones de acceso, uso de amenities y condiciones de registro se requieren para operar.

Responsabilidades de líder de proceso.

            • Programar desde Breezeway el formato de requerimiento de inspección para que sea realizada en las siguiente 48 horas desde confirmación de acceso a la unidad.
            • Dependiendo del tipo de propiedad, coordinar a decoradora de interiores para verificar amoblamiento si es necesario.
            • Realizar el informe de novedades de inspección en donde se documenten los elementos del equipamiento básico que deben ser sometidos a cotización y compra.
            • Recopilar y documentar toda la información sobre la operatividad de la unidad, como acceso para huéspedes e instrucciones para el check in, si aplica, funcionamiento del parqueadero, amenities y otros que deberíamos conocer para operar y que pueden ser definidos por la visita completa del field host durante la inspección o posterior a esta en cumplimiento con los tiempos estipulados.
            • Recopilar y enviar a listings las fotos provisionales de la unidad.
            • Entregar a owner relations la cotización completa de todo el equipamiento y servicios de mantenimiento que deben ser pagados y autorizados por el dueño de la propiedad.
COTIZACIÓN EQUIPAMIENTO BÁSICO
(De 24 a 48 horas desde recibido reporte de breezeway de inspeccion)

Durante la cotización se relacionan en un reporte todos los elementos que son suceptibles a aprobacion y pago 

 

EJECUCION DE COMPRAS 
(De 24 a 72 horas desde recibido confirmación de pago de cotización)

Durante el proceso de compras y ejecución de servicios de mantenimiento autorizados y pagados por el dueño, las mismas deben corresponder a los elementos estándar que están dispuestos para el equipamiento de cada unidad.

Responsabilidades del líder del proceso:

            • Debe coordinar en los tiempos establecidos las compras de los elementos con el personal disponible en campo, incluyendo pero no limitando a decoración de interiores.
            • Podrá comprar de manera directa las referencias previamente autorizadas que hagan parte del equipamiento básico.
LIMPIEZA DE ALISTAMIENTO
(Inmediata una vez todo el equipamiento básico esté instalado)

La limpieza inicial por alistamiento debe ser programada una vez se completen los requisitos mínimos para dar ingreso a reservas.

Responsabilidades del líder del proceso:

            • Debe programar el quipo de limpieza correspondiente para realizar esta labor, teniendo en cuenta que debe rectificar durante la misma que todo el equipamiento y compras esta dentro de la unidad.

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