Skip to main content

Procedimiento general de Onboarding

Procedimiento de onboarding de unidades nuevas enfocado en el roll de operaciones para la completitud del proceso.

Last Update: Mayo 2025
Revised by: Julian Castillo, Daniel Torres

ObjetiveObjetivos

  • Establecer la ruta de ejecución y tiempos de tareas necesarias para habilitar una propiedad.

Estas acciones están orientadas al roll que mantenimiento y limpiezas y en general operaciones tiene dentro del procedimiento de Onboarding de nuevas propiedades, buscando que cada departamento involucrado plantee estrategias para mejorar y cumplir con las expectativas que generamos durante la venta del servicio. 

WorkflowFlujograma Mapde proceso

Esta mapa de procedimiento esta hecho de manera general y puedes estar sujeto a modificaciones, socializadas en el momento que aplique.

En color azul, la parte del proceso que implica acciones en operaciones (Campo / Back Office) a cargo del responsable  del proceso en Mantenimiento y Limpiezas.

Línea de procesos.

Una vez owner realtions nos confirme la manera de acceder a la unidad y podamos entrar (entender entrar como diferente a operar) desde ese momento inicia el tiempo en el que operaciones tiene la responsabilidad de avanzar el proceso de boarding, iniciando con:

INSPECCION INICIAL 
(Ejecución en no mas de 48 horas desde recibido confirmación de acceso.)

En esta etapa del proceso debe programar al personal de campo disponible, de preferencia el Field Host, para realizar de manera prioritaria la primera inspección en donde como objetivo principal esta documentar el estado inicial de la propiedad, ayudando a establecer cuales elementos correspondientes al equipamiento básico, información del funcionamiento de la propiedad como instrucciones de acceso, uso de amenities y condiciones de registro se requieren para operar.

Responsabilidades del proceso.

            • Programar desde Breezeway el formato de requerimiento de inspección para que sea realizada en las siguiente 48 horas desde confirmación de acceso a la unidad.
            • Dependiendo del tipo de propiedad, coordinar a decoradora de interiores para verificar amoblamiento si es necesario.
            • Realizar el informe de novedades de inspección en donde se documenten los elementos del equipamiento básico que deben ser sometidos a cotización y compra.
            • Recopilar y documentar toda la información sobre la operatividad de la unidad, como acceso para huéspedes e instrucciones para el check in, si aplica, funcionamiento del parqueadero, amenities y otros que deberíamos conocer para operar y que pueden ser definidos por la visita completa del field host durante la inspección o posterior a esta en cumplimiento con los tiempos estipulados.
            • Recopilar y enviar a listings las fotos provisionales de la unidad.
            • Documentar en CRM los videos operacionales de la unidad.
            • Entregar a owner relations la cotización completa de todo el equipamiento y servicios de mantenimiento que deben ser pagados y autorizados por el dueño de la propiedad.
COTIZACIÓN EQUIPAMIENTO BÁSICO
(De 24 a 48 horas desde recibido reporte de Breezeway de inspección)

Durante la cotización se relacionan en un reporte todos los elementos que son susceptibles a aprobación y pago de dueños o autorizaciones de gerencia.

Responsabilidades del proceso:

            • Entregar cotización completa del valor de los equipos necesarios para operar, junto con un estimado del costo de los servicio de reparaciones, trabajos adicionales u otros si estos aplican y son de importancia primaria para abrir la unidad.

EJECUCION DE COMPRAS 
(De 24 a 72 horas desde recibido confirmación de pago de cotización)

Durante el proceso de compras y ejecución de servicios de mantenimiento autorizados y pagados por el dueño, las mismas deben corresponder a los elementos estándar que están dispuestos para el equipamiento de cada unidad.

Responsabilidades del proceso:

            • Debe coordinar en los tiempos establecidos las compras de los elementos con el personal disponible en campo, incluyendo pero no limitando a decoración de interiores.
            • Podrá comprar de manera directa las referencias previamente autorizadas que hagan parte del equipamiento básico.
LIMPIEZA DE ALISTAMIENTO
(Inmediata una vez todo el equipamiento básico esté instalado)

La limpieza inicial por alistamiento debe ser programada una vez se completen los requisitos mínimos para dar ingreso a reservas.

Responsabilidades del proceso:

            • Debe programar el quipo de limpieza correspondiente para realizar esta labor, teniendo en cuenta que debe rectificar durante la misma que todo el equipamiento y compras esta dentro de la unidad.
            • Asignar el equipo oficial de limpiezas contratado para limpiar la unidad.

TAREAS INTERMEDIAS

Estas tareas dependen del tipo de propiedad, negociación o disponibilidad.

ACTIVACIÓN SERVICIOS PÚBLICOS Y/O CONTRATISTAS
(Simultanea con otros procesos mayores del onboarding)

La activación de servicios públicos como el internet o la confirmación de acceso al pago de las facturas depende exclusivamente de la negociación y no es un componente común de las negociaciones, dado que el perfil de propiedades actual esta enfocado en propiedad horizontal dedicada a vacaciones.

Responsabilidades del proceso:

            • Debe verificar con Owner Relations que la propiedad necesita algún servicio publico o que la negociación implica el manejo directo por nuestra parte del pago de servicios públicos en cuyo caso deberá reservar esta información para adquirir el servicio propuesto.
            • El servicio de internet esta sujeto a la disponibilidad del sector en donde se encuentre la propiedad, consulte el alcance, valor y calidad de los planes disponibles para verificar con Head WorkForce la autorización de la instalación.
            • Una vez confirmado el servicio deberá coordinar el personal en campo disponible para atender el servicio de instalación si este es requerido por la compañía contratada.
FOTOS PROVISIONALES
(Inmediata una vez todo tengamos acceso a la propiedad)

Las fotos y videos iniciales no solo son necesaria para la creación provisional del listing sino que son la primera herramienta para determinar el funcionamiento operativo de la unidad y son el primer acercamiento del equipo de servicio a conocer los detalles que son necesarios para prestar un servicio completo a los huéspedes.

Responsabilidades del proceso:

            • Debe programar el personal de campo, de preferencia Field Host para que durante la inspección inicial realice la toma de fotos correspondientes a cada sección de la propiedad cumplimiento con el estándar actual.
            • Debe realizar la recolección de videos que relacionen el estado de la propiedad, el funcionamiento de los electrodomésticos, AC, servicios públicos,  equipamiento general de cocina, baños y habitaciones, funcionamiento de amenities principales como piscina, estacionamiento, lobby, así como instrucciones de la ubicación de la propiedad, funcionamiento acceso, apertura y bloqueo de cerradura, en general información completa y detallada de la unidad y zonas comunes del edificio.
            • Una vez completado el proceso debe entregar al departamento de Listing de manera inmediata todo el material digital disponible recolectado en la inspección.  Las fotografías no deben ser enviadas por un medio deteriore la calidad de las imágenes.  (Usar whatsapp como documento adjunto y no como imagen)

FOTOS PROFESIONALES
(Inmediata una vez realizada la limpieza inicial de alistamiento)

Responsabilidades del proceso:

            • Debe programar el fotógrafo para que asista a la propiedad a la brevedad, una vez completemos la limpieza inicial.
            • Una vez recibido el material final debe enviarlo al departamento de Listing nuevamente evitando medios que deterioren la calidad de la imágenes.
            • Debe realizar la notificación a contabilidad de que el servicio ha sido entregado para realizar al facturación correspondiente.
Back to top