Instructivo para facturación de tareas en Breezaway
La facturación se debe realizar diariamente, cada día se factura lo del día anterior. Mediante este proceso se les cobra a los dueños de las unidades los trabajos realizados por nuestros handymans o runners.
Last Update: 28 Aug, 2024
Revised by: Kelly Jaramillo
OBJETIVO
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El manual de procedimientos es una guía esencial que define las operaciones de una organización para garantizar la eficiencia y coherencia en la ejecución de tareas. Su objetivo es clarificar roles, promover la uniformidad, facilitar la capacitación de nuevos empleados, y servir como referencia para la mejora continua y el control de procesos.
MAPA DE FACTURACIÓN
BÚSQUEDA EN BREEZAWAY
Paso 1: En la pantalla inicial de las tareas en Breezaway, oprimir el botón de “By property” y seleccionar la casilla “User Planning”.
Paso 2: Una vez en el arreglo de “User Planning”, seleccionamos la fecha, aquí se abrirá un calendario, en este, buscamos la fecha que vamos a facturar.
Por lo general se factura el día anterior
Paso 3: una vez seleccionada la fecha, se inicia abriendo la tarea por orden
Paso 4: Al abrirse la tarea se debe leer qué es lo que de debía hacer, quién lo hizo, cuándo se hizo y qué se hizo:
Paso 5: Una vez se tiene en claro que se hizo en la tarea, se va a la sección de "Requirements", en el recuadro de "Summary" y se escribe cual fue la actividad específica que se hizo y quién la hizo:
Paso 6: Se va a la sección de "Cost" y se llenan los campos: "Bill to" y "Supplies":
En el campo "Bill to" se pondrán únicamente las dos opciones de: "No charge/Internal" o "Owner".
Las órdenes que son cargadas a "No charge/Internal" son las que no se facturan o las que son de propiedades de RENTA, el resto se le carga a la cuenta de "Owner".
Paso 7: En la sección de "Add supply" se podrá escoger la labor que se realizó en la tarea, en este supply ya creado estará el valor de esa labor ya estandarizado.
En caso de necesitar cambiarle manualmente el valor al supply seleccionado, se da clic en la columna de "Price" donde está el valor, y desde ahí se puede modificar.
Paso 8: Ya terminadas todas las ordenes del día, se envía mediante Slack al grupo donde se encuentra Lina Giraldo, un mensaje notificando que la fecha correspondiente ya se ha facturado:
Por este grupo, Lina envía ordenes que pueden tener alguna clase de error o estar registradas dobles, se debe revisar lo que ella envíe, responderle con un comentario y marcar con un "Check ✅" para tener conocimiento de que eso ya se resolvió.
Paso 9: una vez terminado de facturar, se debe buscar en los documentos compartidos del drive, una Word llamado "Ordenes pendientes Breezaway", aquí Lina pondrá por orden de fecha y nombre de tarea, las ordenes de las cuales tenga alguna duda con respecto a la facturación. Se responde a esto mediante un comentario en el documento de Word.
Este documento se revisa cuando ella mediante Slack ya nos ha confirmado que el archivo ha sido actualizado hasta la última fecha que nosotras hemos facturado.
COSTOS DE INVENTARIO
No todas las ordenes tienes costo de inventario, este valor solo se factura por Breezaway, si el insumo que se usó para surtir, asistir o reparar algo de la unidad se saca del inventario de la oficina, de lo contrario, si se compra, no se hace la facturación.
Se puede comprobar fácilmente qué se compra en el día revisando un grupo de Whatsapp llamado "We Host Contabilidad", mediante este, los runners o handymans envían la factura de lo que hayan comprado.
Las facturas enviadas por el grupo de Whatsapp son recibidas directamente por contabilidad y ese es el departamento encargado de que esas facturas pasen a ser un cobro de dueño, por este motivo no se pone costo de inventario en la facturación de Breezaway para este tipo de ordenes, de lo contrario quedaría un doble cobro a los dueños de las unidades.