Instructivo para crear tickets de mantenimiento en los edificios
general description
Last Update: Agosto 2024
Revised by: Carolina Díaz
Objetivo
- Gestionar los diferentes requerimientos de los huéspedes con respecto a las quejas sobre daños físicos del edificio o problemas de mantenimiento que estén presentando.
FAQ's
1. ¿Qué sucede si alguna de las pagina esta caída o fuera de servicio?
Se puede proceder a comunicarse directamente con el edificio a los correos electrónicos o teléfono de la recepción en caso de que sea una emergencia, de lo contrario, esperar nuevamente a que la pagina este disponible. (el correo de cada edificio y contacto esta bajo el conocimiento del front desk)
2. ¿Cuánto tiempo se demoran en cerrar una orden de trabajo?
Por lo regular de 2 a 3 días dependiendo de la magnitud del daño, en algunas ocasiones cuando se requiere un tiempo mayor o se necesite otro tipo de asistencia, el edificio se lo hará saber a la persona a cargo de mantenimiento y limpiezas ya sea vía correo o por llamada telefónica.
3. ¿Se puede hacer cambio de las credenciales o el correo?
No, ya que están conectadas con las cuentas de la renta que usa Tony Jarrin y Lina Giraldo quienes reciben actualizaciones de estas ordenes de trabajo.
4. ¿Qué pasa si se abre una orden de trabajo en una unidad incorrecta?
Solo la pagina web de CORTLAND NH y las de SOUTH ALEX permiten borrar ordenes de trabajo, de lo contrario, se debe abrir una nueva orden solicitando cancelar el número de orden que se haya creado errado. En el caso de las unidades de AKELIUS se puede volver a comunicar al contact center y solicitar eliminar, modificar o editar la orden de trabajo bajo el numero de ticket USXXXX.
Workflow Map
Procedure Line
Los requerimientos se reportan por medio de la pagina web del edificio o por línea telefónica, esto depende del corporativo al cual pertenezca el edificio.
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Edificio |
Corporativo |
Canal de requerimiento |
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Crystal Plaza Crystal Square Crystal Flats Crystal Towers Quimby on 23nd Gramercy Lenox Club |
DWECK |
Página web |
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South Alex |
Jefferson´s Group |
Página web |
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The Earl |
The Willowbridge properties |
Página web |
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Ballston Place Whispering Oaks Barton House |
Akelius Company |
Línea telefónica |
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Cortland NH |
Cortland NH Properties |
Página web |
Proceso para abrir una orden de trabajo para los edificios bajo DWECK
1 1. Se ingresa al sgte link: https://www.gramercyapts.com/ opción: Resident Login - con las credenciales tony@wehostgroup.com - password: Threecomas21$
2. Con ayuda del buscador CLT+G., se busca el número de la unidad en la cual debemos abrir la orden de trabajo (en este ejemplo usaremos el QUIMBY 426)
3. Seleccionamos la opción de mantenimiento
4. Se deben llenar los espacios requeridos por el edificio los cuales son:
· Categoría: Luces, plomería, pest control, A/C, agua, puertas o ventanas, electrodomésticos, daños eléctricos, etc (por favor elegir la acorde a la solicitud)
· Sub categoría: no se llena
· Location: escoger en qué lugar de la unidad se encuentra el daño. (baño principal, habitación segundaria, balcón, cocina, patio, etc.)
· Full description: indicar el problema que se está presentando (ser lo más específicos posibles)
· Permission to enter: SI/No (en todos los casos colocar SI)
· Do you have pest: SI/NO (en todos los casos colocar NO)
· Attachment: Opción para subir una foto del daño presentado en caso de tenerla, no es obligatorio, pero preferiblemente en los casos donde aplique adjunta evidencia, hacerlo.
· SUBMIT
5. Una vez subido el requerimiento podremos verlo reflejado en la opción REQUEST HISTORY en donde podremos ver el avance del status, el cual puede ser:
ü Web (una vez esta subido al sistema)
ü In progress (quiere decir que están trabajando en el)
ü Work completed (una vez el edificio ha culminado la tarea)
Proceso para abrir una orden de trabajo para los edificios bajo THE JEFFERSON´S GROUP
- Se ingresa al siguiente link: https://southalex.activebuilding.com/login Email: sa(# de la unit) @wehostgroup.com
Password: Threecomas21$ - Una vez se ingresa a la página, se debe seleccionar la opción “SERVICE REQUESTS”
3. Ahí debemos ingresar en la opción “Add a new request”
4. Se deben llenar los espacios requeridos por el edificio
5. Una vez subido el requerimiento podremos verlo reflejado en la opción SERVICE REQUESTS – ALL REQUESTS en donde podremos ver el avance del status, el cual puede ser:
ü Web (una vez esta subido al sistema)
ü In progress (aparece un reloj y quiere decir que están trabajando en el)
ü Work completed (una vez el edificio ha culminado la tarea)
Proceso para abrir una orden de trabajo para los edificios bajo The Willowbridge properties
- Se debe ingresar por medio del portal web https://theearl.residentportal.com/auth con las credenciales tony@wehostgroup.com - password: Threecomas21
- Una vez allí, se selecciona la opción request maintenance
3. En la opción contact preference, se selecciona por medio de correo
4. En las opciones de mantenimiento se debe seleccionar los detalles, ya sea, AC, electrodoméstico, eléctrico, plomería, etc.…si hay evidencias subirlas en la opción ADD PHOTOS y finalmente SAVE REQUEST.
5. Una vez subida la orden de trabajo se mostrará de esta manera y cuando está hecha, se verá como COMPLETED o DONE.
Proceso para abrir una orden de trabajo para los edificios bajo AKELIUS COMPANY
1. Se hace por medio del call center del prestamista AKELIUS, al número 202-753-3986, datos que solicitan para abrir la orden de trabajo: nombre del edificio y correo registrado, estos son:
Ballston - bp(numero unidad)@wehostgroup.com
Barton House - tony@wehostgroup.com
Whispering Oask - whisperingoaks501@wehostgroup.com whisperingoaks407@wehostgroup.com
2. Una vez identificada la unidad, se informa el problema o falla que esta presentando son sumo detalle, el agente de call center informara para que fecha y hora se puede programar la visita el equipo de mantenimiento. Y una vez creada la orden de trabajo informarán el número de ticket el cual siempre inicia por un US XXXXX. Con esta información se puede notificar al huésped sobre la asistencia.
3. En caso de necesita enviar fotos, videos o evidencia, se puede usar el correo directo servicecenter@akelius.us informando en el correo dirección del edifico y numero de la unidad.
Proceso para abrir una orden de trabajo para los edificios bajo CORTLAND NH
- Por medio de la plataforma web https://cortland.funnelleasing.com/login con las credenciales: tony@wehostgroup.com contraseña: Threecomas21$
- En la página principal se debe seleccionar la opción en la parte superior derecha para desplegar las demás unidades.
3. Una vez seleccionada la unidad en la cual se pondrá la solicitud de mantenimiento, se ingresa la siguiente opción y se llenan los campos correspondientes.
4. Una vez creado el TICKET de mantenimiento podremos hacer el debido seguimiento al mismo, ya sea para cancelar la orden de servicio o verificar que haya sido atendida y cerrada.
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