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W-Crystal Towers

This is the Instruction Manual for the entry and parking of the Crystal Towers.

Last Update: 11/2024
Revised by: Johanna García G.

Objetive

  • Guide the information regarding the income of the units and parking spaces, in order to provide guests with the necessary instructions on time, when required, during the "Welcome Call", when responding to requests through any of our service channels, or for formal purposes related to each unit.

  • Prevent misinformation from those attending to the guests regarding the income and parking spaces of the units through accurate records. This is of vital importance, especially when it comes to information about extra charges that may be generated for parking or for units that do not offer this service.

Any contact with the guest should include a request to confirm a valid contact number, enabling a direct conversation with the guest. This allows for a thorough and clear explanation of the importance of the registration process, along with completing other tasks essential to welcoming the guest.

FAQ's

What information do I need?

Address

 South Eads Street 1600, 22202 Arlington, United States
E-Mail front desk concierge@crystaltowersapartments.com
Concierge Manager Mr. Tammie Teel
Unit numbers 22
Access to the unit

Keys for the door and FOB for building access.

The guest must pick up the key from the KEY CAFÉ locker. 
 Maintenance requests

Access link
 Parking Through the lockbox inside the unit once the guest has paid


Workflow Map

Procedure Line

Maintenance requests:

1. Para solicitar el mantenimiento en este edificio, se debe ingresar a la plataforma https://www.gramercyapts.com/ y entrar por la opción ´Resident Login´, con las siguientes credenciales:

2. Con ayuda del buscador CLT+G., se busca el número de la unidad en la cual debemos abrir la orden de trabajo.

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3. Seleccionamos la opción de MANTENIMIENTO.

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4. Se deben llenar los espacios requeridos por el edificio los cuales son:

  • Categoría: Luces, plomería, pest control, A/C, agua, puertas o ventanas, electrodomésticos, daños eléctricos, etc (por favor elegir la acorde a la solicitud)

  • Sub categoría: no se llena

  • Location: escoger en qué lugar de la unidad se encuentra el daño. (baño principal, habitación segundaria, balcón, cocina, patio, etc.)

  • Full description: indicar el problema que se está presentando (ser lo más específicos posibles)

  • Permission to enter: SI/No (en todos los casos colocar SI)

  • Do you have pest: SI/NO (en todos los casos colocar NO)

  • Attachment: Opción para subir una foto del daño presentado en caso de tenerla.

    No es obligatorio, pero preferiblemente en los casos donde aplique adjunta evidencia, hacerlo.


  •  SUBMIT

5. Una vez subido el requerimiento podremos verlo reflejado en la opción REQUEST HISTORY en donde podremos ver el avance del status, el cual puede ser:

  • Web (una vez esta subido al sistema)

  • In progress (quiere decir que están trabajando en el)

  • Work completed (una vez el edificio ha culminado la tarea)

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INSTRUCTIVO PARA CREAR RESERVAS EN KEY CAFE

Una vez se reciba una reserva nueva de CRYSTAL TOWERS el agente de front debe crear la invitación del key café para el huésped. Ingresando a la página web https://www.keycafe.com/desktop#!/ con el usuario y contraseña frontdesk@wehostgroup.com // Keycafe2024*


  1. Seleccionar la unidad que queramos abrir el booking (CRYSTAL TOWERS 1024N) – Opción Add One – Time Booking.

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  1. Se ingresan los datos del huésped: Nombre, correo (también está la opción de enviar el código por SMS), se puede seleccionar el idioma en cual se quiere llegar el mensaje, la fecha de check in y check out (con sus respectivas horas) y seleccionando las opciones señaladas (send instructions via EMAIL – Rerturn Key Reminder)

  2. Una vez se añada la reserva, debemos confirmar la información y enviar el correo al guest. 

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5. Una vez el guest regrese la llave al casillero se vera la reserva como COMPLETE

INSTRUCTIVO PICKUP KEY CRYSTAL TOWERS

  1. Para recoger la llave, el guest debe acercar al casillero el cual estará ubicado dentro de la sala de coworking (las personas del front desk una vez validen el correo de registro les informará donde está) se activa la pantalla 

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2. Se selecciona la opción KEY PICKUP. 

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4. Una vez ingresado el código la pantalla mostrará el numero de la unit de las llaves para que el guest confirme que sea su unidad y selecciona la opción PICK UP THIS KEYS. 

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5. De esta manera se abrirá un casillero donde el guest encontrará sus llaves. 

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INSTRUCTIVO ¿Cómo abrir KEY CAFÉ remoto?


  1. En la App de KEY CAFÉ se deben buscar la opción MAS. 

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2. En la opción SMARTBOXES 

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3. Seleccionar las cajas de KEY CAFÉ para buscar las llaves que le corresponden

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4. Seleccionar la opción KEY BINDS

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5. La APP mostrara en que casilla esta la llave que se necesita retirar, se ingresa a la opción de abrir el candado 

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6. Opción ONE – TOUCH OPEN

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CHECK OUT INSTRUCTIONS PARA DEJAR LAS LLAVES

Con el mismo Código que el guest recibió al principio de su reserva, debe volver a dejar las llaves dentro del casillero de KEY CAFE. 

  1. Seleccionando la opción KEY DROP OFF en la pantalla. 

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3. Una vez se escaneé el código QR se abrirá nuevamente le casillero donde el huésped debe guardar las llaves y la reserva estará COMPLETE en la App de KEY CAFÉ.

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Nota: esto solo aplica en caso de que el código que le haya llegado al guest no le sirva para abrir el casillero. 

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Subject

Buen día

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