W-Crystal Towers

This is the Instruction Manual for the entry and parking of the Crystal Towers.

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Last Update: 11/2024
Revised by: Johanna García G.

Objetive

• Guide the information regarding the income of the units and parking spaces, in order to provide guests with the necessary instructions on time, when required, during the "Welcome Call", when responding to requests through any of our service channels, or for formal purposes related to each unit.

• Prevent misinformation from those attending to the guests regarding the income and parking spaces of the units through accurate records. This is of vital importance, especially when it comes to information about extra charges that may be generated for parking or for units that do not offer this service.

Any contact with the guest should include a request to confirm a valid contact number, enabling a direct conversation with the guest. This allows for a thorough and clear explanation of the importance of the registration process, along with completing other tasks essential to welcoming the guest.

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FAQ's

What information do I need?

Address	South Eads Street 1600, 22202 Arlington, United States
E-Mail front desk	concierge@crystaltowersapartments.com
Concierge Manager	Mr. Tammie Teel
Unit numbers	22
Access to the unit	Keys for the door and FOB for building access. The guest must pick up the key from the KEY CAFÉ locker.
Maintenance requests	Access link
Parking	Through the lockbox inside the unit once the guest has paid

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Workflow Map

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Procedure Line

Maintenance requests:

1. ParaTo solicitarrequest elmaintenance mantenimientoin enthis estebuilding, edificio,you seneed debeto ingresargo ato lathe plataformaplatform https://www.gramercyapts.com/ yand entrarlog porin lathrough opciónthe ´"Resident Login´,Login" conoption laswith siguientesthe credenciales:following credentials:

• User: tony@wehostgroup.com
• password: Threecomas21$

2. ConWith ayudathe delhelp buscadorof the CLT+G.,G sesearch buscafunction, elsearch númerofor dethe launit unidadnumber enwhere lawe cualneed debemosto abriropen lathe ordenwork de trabajo.order.

3. SeleccionamosSelect lathe opción"MAINTENANCE" de MANTENIMIENTO.option.

4. SeThe debenrequired llenarfields losfor espaciosthe requeridosbuilding pormust elbe edificiofilled losout cualesas son:follows:

Category:

• Choose

  Categoría:the Luces,relevant plomería,category (e.g., lights, plumbing, pest control, A/C, agua,water, puertasdoors oor ventanas,windows, electrodomésticos,appliances, dañoselectrical eléctricos,damage, etcetc. - please select the one that matches the request).

  Subcategory: Leave this field blank.

  Location: Select the location in the unit where the damage is (pore.g., favormaster elegirbathroom, lasecondary acordebedroom, abalcony, la solicitud)

• Sub categoría: no se llena

• Location: escoger en qué lugar de la unidad se encuentra el daño. (baño principal, habitación segundaria, balcón, cocina,kitchen, patio, etc.).

Full

• description: Describe the problem in detail (be as specific as possible).

  Full description: indicar el problema que se está presentando (ser lo más específicos posibles)

• Permission to enter:enter: SI/NoYES/NO (enin todosall loscases, casosselect colocar SI)YES).

• Do you have pest:pest: SI/YES/NO (enin todosall loscases, casos colocarselect NO)

• Attachment: Opción para subir una foto del daño presentado en caso de tenerla..

  NoAttachment: esOption obligatorio,to peroupload preferiblementea enphoto losof casosthe dondedamage, apliqueif adjunta evidencia, hacerlo.available.

  
  It’s not mandatory, but it is preferred to attach evidence in cases where applicable.

•  SUBMIT

5. UnaOnce vezthe subidorequest elis requerimientosubmitted, podremoswe verlocan reflejadosee enit lareflected opciónin the "REQUEST HISTORYHISTORY" enoption, dondewhere podremoswe vercan eltrack avancethe delstatus status,progress. elThe cualstatus puedemay ser:be:

• Web (unaonce vezit's estauploaded subidoto althe sistema)

  system)

• In progress (quieremeaning decirwork queis estánbeing trabajando en el)

  done)

• Work completed (unaonce vezthe eltask edificiohas habeen culminadocompleted laby tarea)

  the building)



INSTRUCTIVOInstructions PARAfor CREARcreating RESERVASreservations ENin KEYKey CAFECafé

1. UnaReceive vezthe seReservation: recibaOnce unaa reservanew nuevareservation deis received from CRYSTAL TOWERS, el agente dethe front debedesk crearagent lamust invitacióncreate delthe keyKey caféCafe parainvitation elfor huésped.the Ingresandoguest.

   a

   - laAccess páginathe webPlatform: Go to the website https://www.keycafe.com/desktop#!/ conand ellog usuarioin yusing contraseñathe following credentials:

   • Username: frontdesk@wehostgroup.com
   //
   • Password: Keycafe2024*

    

   
   

   1. SeleccionarSelect lathe unidadUnit: queIn queramosthe abrirplatform, elselect the corresponding unit where you want to open the booking (e.g., CRYSTAL TOWERS 1024N)1024N).

      –
   Opción

   2. Create the Reservation: Click on the Add One – Time Booking.Booking option.

   This will generate the Key Cafe invitation for the guest, allowing them to access the unit at the time of the reservation.

          

   4. Enter

      SeGuest ingresanInformation: los

      datos
      • Name: delEnter huésped:the Nombre,guest's correoname.
      • Email: Enter the guest's email address (tambiénthere estáis laalso opciónthe deoption enviarto elsend códigothe porcode via SMS),.
      se
      • Language: puedeSelect seleccionarthe el idioma en cual se quiere llegar el mensaje, la fecha de checklanguage in ywhich checkyou want the message to be sent.
      • Check-in and Check-out (conDates: susEnter respectivasthe horas)check-in yand seleccionandocheck-out las opciones señaladasdates (sendwith their respective times).
      • Additional Options: Select the following options:
        • Send instructions via EMAIL
        – Rerturn
        • Return Key Reminder)
          Reminder

      • Una vez se añada la reserva, debemos confirmar la información y enviar el correo al guest. 

   This will ensure the guest receives the necessary instructions and reminders about key return.

   5. Once the reservation is added, we must confirm the information and send the email to the guest.

   

   

   4.6. EnIn lathe opciónBOOKING deoption, BOOKINGwe podremoswill versee quethat lathe reservareservation estais PENDIENTEPENDING, yand sewe podrácan verificartrack elthe pasostep-by-step aprocess, pasoincluding dewhen cuando elthe guest abraopens elthe correo,email, recojapicks lasup llavesthe ykeys, asiand mismowhen cuandothey lasreturn dejethe dekeys nuevoto enthe el casillero. locker.

   

   

   5.7. UnaOnce vez elthe guest regresereturns lathe llavekey alto casillerothe selocker, verathe lareservation reservawill comobe marked as COMPLETE.

   INSTRUCTIVOInstructions PICKUPPickup KEYKey CRYSTAL TOWERS

   1. ParaTo recogerpick laup llave,the elkey, the guest debemust acercargo alto casillerothe ellocker, cualwhich estaráwill ubicadobe dentrolocated deinside la sala dethe coworking area (las personas delthe front desk unastaff vezwill valideninform elthem correoof dethe registrolocation lesonce informaráthe donderegistration está)email seis activavalidated). laThe pantallascreen will then be activated.

   

   2. SeSelect selecciona la opciónthe KEY PICKUP.PICKUP option.

   

   3. EnOn lathe pantallascreen, elthe guest debemust ingresarenter elthe códigocode quethat previamentewas lepreviously hasent llegadoto atheir suregistered correoemail registradoduring durantethe lareservation. reserva,This asiis esthe laview vistaof delthe correoemail quethat elthe guest recibe,receives. NOThe TIENEguest QUEdoes ENTRARnot ELneed LINKto DELclick BOOKING.the Solobooking debelink—they teneronly enneed cuentato elenter código.the code.

   

   4. UnaOnce vezthe ingresadocode elis códigoentered, lathe pantallascreen mostraráwill eldisplay numero de lathe unit denumber lasof llavesthe parakeys. que elThe guest confirmeshould queconfirm seathat suit unidadmatches ytheir seleccionaunit laand opciónthen select the PICK UP THIS KEYS.KEY option.

   

   5. DeThis estawill maneraopen sea abrirálocker unwhere casillero donde elthe guest encontraráwill susfind llaves.their

   keys.

   

   INSTRUCTIVOInstructions: ¿CómoHow abrirto Open KEY CAFÉ remoto?Remotely?

   
   

   1. En la App de KEY CAFÉ se deben buscar la opción MAS. 

   

   2. En la opción SMARTBOXES 

   

   3. Seleccionar las cajas de KEY CAFÉ para buscar las llaves que le corresponden

   

   4. Seleccionar la opción KEY BINDS

   

   5. La APP mostrara en que casilla esta la llave que se necesita retirar, se ingresa a la opción de abrir el candado 

   

   6. Opción ONE – TOUCH OPEN

   

   7. En la pantalla del KEY CAFÉ al guest le mostrar la opción de oprimir un botón, lo cual debe hacer una sola vez, y asi el casillero donde esta la llave se abrirá. 

   

    

   CHECK OUT INSTRUCTIONS PARA DEJAR LAS LLAVES

   Con el mismo Código que el guest recibió al principio de su reserva, debe volver a dejar las llaves dentro del casillero de KEY CAFE. 

   1. Seleccionando la opción KEY DROP OFF en la pantalla. 

   

   2. Con el mismo código el huésped debe guardar las llaves cuando haga su CHECK OUT, una vez ingresado el código, la pantalla solicitará escanear el QR de las llaves en el sensor. 

   

   3. Una vez se escaneé el código QR se abrirá nuevamente le casillero donde el huésped debe guardar las llaves y la reserva estará COMPLETE en la App de KEY CAFÉ.

   

   Nota: esto solo aplica en caso de que el código que le haya llegado al guest no le sirva para abrir el casillero. 

   All 

          
   

   Subject
   

   Buen día